آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 14/2/1317 با اصلاحات و الحاقات بعدی

در کلیات
ماده 1- دفاتر اسناد رسمی باید مجلد بوده و تمام صفحات آن را در بدو امر مدعی‌العلوم بدایت محل یا نماینده او شماره گذارده به امضاء خود ممضی و به مهر پارکه مهر نماید.
ماده 2- مجموع عده صفحات هر دفتر را باید مدعی‌العموم یا نماینده او با تمام حروف در صفحه اول و آخر دفتر با ذکر تاریخ قید کند.
ماده 3- دفاتر ثبت اسناد مادام که صفحه سفید دارد استعمال می‌شود و پس از تمام شدن متصدی دفتر ذیل آن را بسته و در ضمن صورت مجلسی که بلافاصله پس از آخرین ثبت دفتر نوشته می‌شود ختم دفتر را قید کرده و امضاء می‌نماید.
ماده 4- هر سر دفتر و دفتر یار و نماینده قبل از تصدی باید دو نمونه از امضاء خود را بدهد یکی از نمونه‌ها در دفتر ثبت محل و دیگری در اداره کل ثبت اسناد و املاک بایگانی خواهد شد.
ماده 5- کلیه سر دفتران و دفتر یاران و نمایندگان موظفند اسناد و دفاتر را مطابق نمونه‌ای که داده‌اند امضاء نمایند.
ماده 6- مسئولین دفاتر اسناد رسمی نمی‌توانند در ضمن انجام امور ارباب رجوع اسناد غیر رسمی اصحاب معامله را هم به طور رسمی تسجیل کنند و همچنین است در مورد امضاهائی که ذیل اوراق عادی بوده و برای تصدیق به آنان مراجعه می‌شود.
ماده 7- شماره ثبت معاملات دفاتر اسناد رسمی باید مسلسل بوده و در آخر سال تجدید نشود.
ماده 8- در موقع مراجعه اشخاص برای انجام معامله به دفاتر اسناد رسمی باید از مراجعه کنندگان ورقه شناسنامه مطالبه شود.
ماده 9- در کلیه اسناد و دفاتر و قبوض باید تاریخ شمسی قید گردد.
ماده 10- دوائر دولتی و موسساتی که برای ثبت معاملات خود اوراق مخصوصی تهیه نموده و برای ثبت معامله در آن اوراق به دفاتر اسناد رسمی مراجعه می‌نمایند در صورتی اوراق مزبور پذیرفته می‌شود که به تصویب اداره کل ثبت اسناد و املاک رسیده باشد.
تبصره- سر دفتران می‌توانند با اجازه اداره کل ثبت، اوراق تصویب شده را در دفتر مخصوصی به هزینه خود چاپ نمایند.
ماده 11- هر گاه کسی بخواهد وجهی تودیع نماید تا دویست ریال را در مقابل قبض رسمی نزد نماینده دفتر اسناد رسمی (چنانچه دارای نماینده باشد) و الا نزد سر دفتر تودیع نموده و بیش از مبلغ مذکور را باید به صندوق ثبت محل سپرده و در مقابل رسید به سر دفتر اسناد رسمی تسلیم نماید- در هر دو مورد فوق دفتر اسناد رسمی مکلف است منتهی در ظرف دو روز مراتب را به اداره ثبت محل اطلاع دهد تا اداره ثبت، تودیع وجه را به وسیله اخطار به طرف ابلاغ کند.
ماده 12- در دفتر اسناد رسمی وجه تودیع شده در دفتر مخصوص ثبت می‌گردد و در موقعی که قبض وجه تودیع شده به صاحب آن رد می‌شود در ستون مربوطه دفتر از کسی که قبض به او تسلیم شده رسید اخذ می‌گردد.
ماده 13- هیچ یک از سر دفتران یا دفتر یاران حق ندارند محل کار دفتر خود را بدون اطلاع و اجازه اداره ثبت تغییر دهند.
ماده 14- سر دفتران حق ندارند دفاتر را از محل کار خود به منزل اصحاب معامله ببرند مگر آنکه محقق شود کسی که می‌خواهد معامله نماید مریض بوده که در این صورت باید تنظیم سند و ثبت معامله با حضور نماینده مدعی‌العموم محل و در نقاطی که دسترسی به مدعی‌العموم نباشد با حضور دو نفر از معتمدین محل به عمل آید.
تبصره 1- سر دفتران مکلفند دفاتر اسناد رسمی را برای ثبت معاملات دولتی و بنگاه‌های عمومی به محلی که اداره کل ثبت تعیین و دستور می‌دهد برده و سند را در آن محل تنظیم و ثبت نمایند.
تبصره 2- برای تنظیم اسناد زندانیان، سر دفتری که از طرف اداره کل ثبت معین می‌شود مکلف است دفاتر اسناد رسمی را به دفتر زندان برده سند را با حضور نماینده دادستان شهرستان تنظیم و ذیل سند و ثبت دفتر مراتب را قید و به امضاء ذینفع و نماینده مزبور برساند.
ماده 15- در صورت تغییر سر دفتر مدیر ثبت اسناد و املاک محل و یا نماینده او با حضور مدعی‌العموم ابتدائی یا نماینده او و الا با حضور امین یا مامور صلح و در صورتی که هیچیک از مامورین مزبور حاضر نباشند با حضور دو نفر از معتمدین محل ذیل دفاتر را بسته و به قائم مقامی که به جای او معین می‌شود تسلیم می‌نمایند.

باب اول- در تنظیم اسناد و ثبت آن
ماده 16- هیچ سندی را نمی‌توان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آنکه موافق با مقررات قانون باشد.
ماده 17- در کلیه اسناد بایستی شماره شناسنامه و محل اقامت متعاملین به طور وضوح قید شود و هر گاه متعاملین تغییر محل اقامت خود را بعد از ثبت سند به دفتر اسناد رسمی و بعد از صدور و ابلاغ اجرائیه به اداره اجرا اطلاع ندهند، کلیه اوراق به همان محلی که در سند قید شده ابلاغ می‌گردد.
ماده 18- سر دفتر و نماینده هیچ سندی را نباید امضاء نمایند مگر آنکه وارد دفتر شده و به امضاء اصحاب معامله رسیده باشد.
ماده 19- سند معامله باید پس از تنظیم و ثبت در دفتر سر دفتر و نماینده (چنانچه دارای نماینده باشد) و انجام سایر تشریفات به تصدیق و امضاء اصحاب معامله برسد و متعاملین باید در یک جلسه اسناد و دفاتر مربوطه را امضاء نمایند و در صورتی که قبوض اقساطی هم ضمیمه سند باشد قبوض مزبور را هم بایستی در همان جلسه که اسناد و دفاتر امضاء می‌شود امضاء کنند.
ماده 20- سند ثبت شده در دفتر اسناد رسمی باید به صاحب سند یا وکیل او تسلیم و در دفتر مخصوصی رسید گرفته شود.
ماده 21- در مورد اسنادی که در دو نسخه تنظیم می‌شود پس از ثبت یک نسخه در دفتر باید در ذیل آن نسخه قید (نسختان) شود و در نسخه ثانی قید شود که نسخه اول این سند در ذیل شماره فلان ثبت و تمبر حق‌الثبت هم به آن الصاق گردیده و اگر سند بیش از دو نسخه لازم باشد فقط رونوشت داده می‌شود.
ماده 22- تنظیم و ثبت معاملاتی که از طرف قیمین صغار و محجورین نسبت به اول آنها در دفاتر واقع می‌شود بدون اجازه کتبی مدعی‌العموم محل ممنوع است و به اوراق قیم نامه عادی در دفاتر اسناد رسمی نباید ترتیب اثر داده شود.
ماده 23- دفاتر اسناد رسمی در مورد اقاله و فسخ معاملات باید به طریق ذیل عمل کنند:
الف- در صورتی که یکی از متعاملین بخواهد از حق خیار فسخ خود استفاده نماید بایستی پس از احراز حق مزبور فسخ معامله در حاشیه سند و ثبت دفاتر قید شده و به امضاء کسی که معامله را فسخ نموده برسد. سر دفتر باید امضاء شخص مزبور و وقوع فسخ را تصدیق و امضاء نماید و همین عمل را عیناً نماینده (چنانچه دفتر اسناد رسمی دارای نماینده باشد) باید در دفتر خود بنماید. در این مورد زدن مهر باطل شد مورد نخواهد داشت.
ب- در صورتی که طرفین برای اقاله به دفتر اسناد رسمی مراجعه کنند باید پس از اقاله معامله در ستون ملاحظات دفتر سند معامله ابطال و مهر (باطل شد) روی سند و ثبت دفتر زده شود. در املاک چنانچه اقاله گردد خلاصه اقاله طبق خلاصه معاملات به دفتر ارسال گردد.
ماده 24- در اسنادی که مواد مختلفی بین اصحاب معامله مقرر شده مادامی که تمام مواد اقاله نشده باشد استعمال مهر (باطل شد) در سند و ثبت دفتر مورد نخواهد داشت.
ماده 25- هیچ یک از اوراق را نباید قبل از تنظیم آن اصحاب معامله امضاء نمایند.

فصل اول- در معاملات و قراردادها
ماده 26- در کلیه اسناد اجاره باید در متن سند تصریح شود که اگر بعد از گسستن عقد و یا پس از انقضاء مدت اجاره عین مورد اجاره تخلیه نشود مادام که اجاره‌دار ملک را در تصرف دارد بهره‌بهای زمان تصرف معادل اجاره بها بدهی مسلم او می‌باشد که ملتزم است تادیه نماید مگر اینکه طرفین معامله به نحو دیگر تراضی نمایند.
ماده 27- در مورد معاملات با شرط وکالت خارج باید شرط مزبور در همان سند قید شود و تنظیم سند شرط نامه جداگانه ممنوع است.
ماده 28- در مورد کلیه معاملات اقساطی و اسناد و اجاره نامه باید قبوض اقساطی چاپی صادر شود.
ماده 29- در کلیه اسناد معاملات نمی‌توان وکالت دائن را از طرف مدیون در انتقال مقداری از مال مدیون به خود به عنوان وجه التزام قید نمود.
ماده 30- در مورد معاملات اقساطی باید قبوض رسمی به عده اقساط صادر و شماره سند معامله و تاریخ تادیه در آن قید شده به امضاء متعهد برسد. قبوض مزبور به دائن تسلیم و تعداد شماره قبوض آن در ستون ملاحظات دفتر ذکر شده به امضاء متعهدله خواهد رسید و در صورتی که ضامن داشته باشد اسم ضامن در قبوض اقساطی قید گردیده به امضاء ضامن برسد چنانچه قبوض اقساطی مربوط به اصل معاملات شرطی یا رهنی باشد باید در قبوض مزبور رهنی و یا شرطی بودن معامله قید شود.

فصل دوم- در معاملات غیر منقول
ماده 31- در مورد املاکی که در دفتر املاک ثبت نشده باشد سر دفتر مکلف است قبل از تنظیم سند وضعیت ثبتی ملک را از اداره ثبت محل استعلام نموده و پس از وصول صورت وضعیت ثبت ملک هر گاه مانعی برای انجام معامله نباشد اقدام به ثبت سند نماید.
تبصره – دفاتر اسناد رسمی مکلفند وضعیت املاک ثبت شده حوزه ثبت تهران را از لحاظ بازداشت و عدم شمول مقررات لایحه قانونی اراضی دولت و شهرداری‌ها و بانک‌ها و اوقاف مصوب مرداد ماده 1335 و قانون اصلاحی سال 39 استعلام نمایند پاسخ‌های رسیده از ماشین‌های الکترونیکی که روی برگ‌های مخصوص منعکس و با مهر مخصوص ثبت مربوط ممهور گردیده نیز معتبر خواهد بود.
ماده 32- در کلیه اسناد معاملات املاک باید شماره پلاک و حدود و فواصل ملک مرود معامله تصریحاً قید گردد.
ماده 33- هر گاه معامله راجع باشد به انتقال قطعی تمام ملک ثبت شده سر دفتر باید خلاصه آن را در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضاء کرده و به انتقال گیرنده تسلیم نماید تا در صورتی که بخواهد سند مالکیت جدیدی برای خود تحصیل کند.
ماده 34- در موردی که معامله راجع به انتقال یک قسمت از ملک باشد خلاصه آن باید در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضاء گردیده و سند مزبور به انتقال دهنده مسترد گردد در این صورت انتقال گیرنده می‌تواند به اداره ثبت حوزه وقوع ملک مراجعه کرده و برای خود سند مالکیت مستقل تحصیل نماید.
ماده 35- در مواردی نیز که معامله مربوط به واگذاری حق عینی نسبت به ملک (مثل رهن و حقوق ارتفاقی) و یا راجع به انتقال تمام یا قسمتی از عین ملک با حق استرداد باشد سر دفتر باید آن را در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضاء نماید.
ماده 36- بعد از تنظیم سند سر دفتر مکلف است خلاصه معامله را که نزد او واقع شده روی برگ‌های مخصوص این کار نوشته منتهی در ظرف پنج روز به اداره ثبت بفرستد. خلاصه نامبرده باید حاوی نام پدر و شناسنامه متعاملین نیز بوده و علاوه بر امضاء آنان به امضای سر دفتر و نماینده ثبت در صورتی که دارای نماینده باشد ممضی باشد. تخلف از دستور این ماده مستلزم کیفر انتظامی شدید خواهد بود.
ماده 37- در صورتی که معامله راجع به ملک ثبت شده باشد باید خلاصه آن مستقیماً به دفتر املاک ثبت محل فرستاده شود که در ذیل ثبت ملک قید گردد و در غیر این صورت به دائره بایگانی ثبت محل داده می‌شود. قسمت اول این ماده در مورد وصیت نسبت به املاک ثبت شده هم باید رعایت گردد.
ماده 38- شخصی که نسبت به عین ملک حقی به او واگذار شده باید نسخه‌ای را که به او داده شده به ترتیب مقرر در ماده فوق به دفتر املاک یا دایره بایگانی بدهد و رسید دریافت دارد.
ماده 39- در مورد عمری و رقبی و سکنی مقررات ماده فوق راجع به تنظیم خلاصه سند و ارسال آن به اداره ثبت حوزه وقوع ملک باید مجری گردد.
ماده 40- در مورد معاملات وراث متوفی نسبت به املاک معامله را وقتی می‌توان تنظیم و ثبت نمود که گواهی‌نامه انحصار وراثت در دست داشته و بین آنها در سهم‌الارث توافق باشد.
ماده 41- در مورد ترکه متوفی که دارای صغیر است، چنانچه قبل از صدور گواهی‌نامه انحصار وراثت برای دریافت درآمد و یا پرداخت دیون و یا صرف وجه اقدام فوری لازم باشد و مدعی‌العموم بدایت در مرکز با موافقت مدعی‌العموم کل و در ولایات با موافقت مدعی‌العموم استیناف اجازه انجام امری که لازم بوده بدهد تنظیم سند معامله در دفاتر اسناد رسمی برای این گونه امور مجاز و موکول به صدور گواهی‌نامه انحصار وراثت نخواهد بود.
ماده 42- در موقع مراجعه کلیه اتباع خارجه برای تملک اموال غیر منقول باید سردفتران جواز اقامت آنها را ملاحظه تا در صورتی که مدت آن منقضی نشده باشد به وسیله اظهارنامه مخصوص از اداره ثبت محل برای تنظیم سند معامله تحصیل اجازه نمایند.
ماده 43- در مورد اتباع خارجه که از اعضاء سفارتخانه‌ها و مستخدمین و روسای هیات‌های اعزامی (میسیون) باشد گذرنامه آنها که به تصدیق شهربانی رسیده باشد به منزله جواز اقامت خواهد بود.
ماده 44- تنظیم و ثبت اسناد معامله غیر منقول اتباع ایران که ترک تابعیت نموده‌اند و مطابق قانون حق خرید اموال غیر منقوله در ایران ندارند ممنوع است.
ماده 45- در مورد معاملات با حق استرداد (بیع شرط و رهن و غیره) اتباع خارجه تحصیل اجازه مخصوص از اداره ثبت محل لازم نیست و مثل معاملات اتباع داخله باید وضعیت ثبتی ملک استعلام و خلاصه معامله نیز به اداره ثبت ارسال گردد.
ماده 46- در مورد فسخ معاملات املاک ثبت شده دفاتر اسناد رسمی مکلف هستند پس از قید فسخ در دفاتر و سند مالکیت لاشه سند معامله و اعلامیه فسخ را به دفتر املاک حوزه ثبت ارسال داشته و رسید دریافت نمایند.

باب دوم- در صدور ورقه اجرائیه
ماده 47- تقاضای صدور ورقه اجرائیه باید به وسیله تقاضانامه از ناحیه ذینفع و یا قائم مقام او از دفتر اسناد رسمی که سند مورد اجرائیه در آن دفتر ثبت شده به عمل آمده و رسید دریافت دارد.
ماده 48- در مورد فسخ معاملات و تقاضای تخلیه عین مستاجره باید قبوض اقساطی بقیه مدت ضمیمه تقاضانامه باشد.
ماده 49- دفتری که سند مورد تقاضای اجراء در دفتر او ثبت شده پس از اطمینان به هویت تقاضا کننده و تشخیص اینکه حق مطالبه اجراء مفاد سند را دارد سواد سند را در سه نسخه تهیه کرده و به اداره ثبت می‌فرستد.
ماده 50- ورقه اجرائیه را فقط نسبت به موضوعاتی می‌توان صادر کرد که در سند مربوطه منجزاً قید شده باشد.
ماده 51- نسبت به وجه التزامی که در معاملات استقراضی یا هر نوع قرارداد و معامله دیگری مقرر شده و متعهد به تادیه آن ملزم باشد بیش از صدی دوازده در سال نباید ورقه اجرائیه صادر شود.

باب سوم- در حق‌الثبت و تعرفه حق‌التحریر
ماده 52- حق‌الثبت در دفاتر اسناد رسمی که دارای نماینده باشند به وسیله نماینده اخذ و معادل آن تمبر به سند الصاق می‌شود.
ماده 53- مبلغ حق‌الثبت ماخوذی باید در دفتر در ستون حقوق دولتی قید شود.
ماده 54- نسبت به وجه‌الضمانه و وجه التزام حق‌الثبت اخذ نمی‌گردد.
ماده 55- حق‌الثبت معاملات بر طبق قانون باید اخذ شود و هر گاه مورد معامله غیر از وجه نقد باشد قیمت عادله ملاک عمل خواهد بود.
ماده 56- حق‌الثبت باید قبل از تنظیم سند تادیه و قبض رسمی صادر گردد و هر گاه قبل از تنظیم سند معامله و ثبت آن در دفاتر مربوطه طرفین از انجام معامله صرفنظر نمایند باید در ظهر قبض رد وجه با تصدیق سر دفتر قید و به امضای گیرنده آن برسد و در صورتی که معامله در دفتر ثبت شده باشد حق‌الثبت ماخوذه مسترد نخواهد شد و باید معادل حق‌الثبت تمبر به سند الصاق و باطل شود.
ماده 57- در صورتی که اصحاب معامله برای تنظیم سند و یا استرداد وجه تادیه شده تا یک ماه حاضر نشوند وجوه دریافتی در هر ماه به حساب امانت به صندوق ثبت محل تحویل و قبض امانت دریافت می‌شود.
ماده 58- دفاتر اسناد رسمی حق ندارند بیش از میزان مندرجه در تعرفه حق‌التحریر وجهی اخذ نمایند و حق‌التحریر هم به میزان اصلی معامله اخذ می‌گردد و نسبت به متفرعات آن هیچگونه وجهی تعلق نمی‌گیرد.
ماده 59- بعد از دریافت حق‌التحریر مطابق تعرفه مقرره در مقابل آن قبض رسید صادر و به دهنده آن تسلیم می‌شود و قبض مذکور با قید تاریخ و شماره در دفتر مربوطه ثبت می‌گردد.

در موارد مختلفه
ماده 60- در مورد انتقال املاک موقوفه و تبدیل به احسن باید اجازه اداره اوقاف ارائه شود.
ماده 61- تنظیم و ثبت معاملات اشخاص به عنوان شرکت یا نمایندگی شرکت قبل از احراز شخصیت حقوقی آنها ممنوع است.
ماده 62- دفاتر اسناد رسمی رونوشت مصدق اسناد ثبت شده را چنانچه تقاضا شده باشد به صاحبان اسناد و اشخاص ذینفع در معامله و به قائم مقام قانونی آنها می‌دهند و به غیر اشخاص فوق در صورتی رونوشت داده می‌شود که از محکمه گواهی‌نامه برای اخذ آن داشته باشد.
ماده 63- رونوشت اوراقی که تشریفات آن در دفتر انجام نشده و ناقص مانده است باید قید شود که ثبت آن از چه جهتی ناقص مانده و تکمیل نشده است.
ماده 64- از قیم‌نامه و وکالت‌نامه و اوراق دیگری که برای تنظیم ثبت سند به دفتر اسناد رسمی سپرده شده رونوشت به تقاضا کننده داده می‌شود ولی رونوشت مزبور در حکم اصل سند نبوده و سند عادی محسوب است و در ذیل آن قید می‌شود رونوشت مطابق سند عادی است که به دفتر سپرده شده.